Le système de commerce en ligne du pays démarre à point nommé, car les règles de distanciation liées à la COVID entravent les procédures manuelles.

Le Vanuatu a réussi ce qu'aucun autre pays insulaire du Pacifique n'était encore parvenu à faire, à savoir faire dématérialiser ses procédures douanières et relatives à la biosécurité.

Le système de guichet unique électronique du pays permet aux entreprises de présenter et de payer en ligne les certificats, licences et permis d'importation et d'exportation.

"Cela a permis de réduire considérablement les formalités administratives et le temps nécessaire au traitement des demandes, et a également donné au gouvernement la possibilité de suivre et de recueillir des données sur ces processus en temps réel", nous explique Luisa Letlet du Ministère du tourisme, du commerce extérieur, du commerce, de l'industrie et des affaires intérieures du Vanuatu.

"Le système a permis de réduire nettement les obstacles au commerce, de raccourcir les délais de dédouanement aux frontières et d'améliorer la sécurité des marchandises échangées", affirme Mme Letlet.

Les recherches menées par la Banque mondiale ont montré que la facilitation des échanges et les obstacles logistiques avaient une incidence importante sur la compétitivité commerciale. Réduire ne serait‑ce que d'un jour le délai requis pour exporter des marchandises peut avoir une incidence notable sur le volume des exportations.

Des procédures longues et coûteuses

Avant le système en ligne, les entreprises souhaitant importer/exporter au Vanuatu devaient remplir des formulaires papier, les présenter en personne aux organismes gouvernementaux compétents, attendre plusieurs jours pour obtenir l'approbation, retourner au bureau pour effectuer le paiement et recevoir enfin une copie imprimée de leur permis.

"S'il fallait apporter un changement mineur à un permis, nous devions envoyer notre équipe au bureau de la biosécurité de l'aéroport", raconte Sophia Fogarty, Directrice générale de Dynamic Supply Company, une entreprise de vente en gros de produits alimentaires et de restauration.

"Puisque nous importons des fruits et légumes frais, nous devons obtenir nos permis d'importation avant de pouvoir remplir les conteneurs. Comme il s'agit de produits périssables, même de légers retards dans la délivrance des permis peuvent entraîner de grandes difficultés", explique Mme Fogarty.

Une étude réalisée en 2017 par la Banque asiatique de développement a révélé que les douanes du Vanuatu mettaient en moyenne 3 jours pour dédouaner les cargaisons, tandis que la biosécurité prenait 11 jours pour traiter les cargaisons maritimes, ce que la Banque a qualifié d'"excessif". Par ailleurs, si le Vanuatu s'est régulièrement classé parmi les premiers pays du Pacifique dans l'indice de facilité de faire des affaires de la Banque mondiale, il se classe toujours 107ème sur 190 pays en raison de ses procédures commerciales longues et coûteuses.

Le système a permis de réduire nettement les obstacles au commerce, de raccourcir les délais de dédouanement aux frontières et d'améliorer la sécurité des marchandises échangées.

Luisa Letlet du Ministère du tourisme, du commerce extérieur, du commerce, de l'industrie et des affaires intérieures du Vanuatu

Le processus manuel posait aussi des difficultés aux services gouvernementaux en matière de coordination avec les démarches effectuées dans les îles périphériques.

"Avant le passage au système électronique, les fonctionnaires de notre bureau régional de la biosécurité à Santo consignaient toutes les exportations et importations sur une feuille de calcul Excel. Ainsi, la Directrice de la biosécurité, qui se trouvait à quelques centaines de kilomètres de là dans la capitale Port Vila, recevait ces renseignements à la fin de chaque mois, mais elle n'était pas en mesure de suivre facilement ce qui se passait au jour le jour", se souvient Stanley Trief, responsable du projet de guichet unique national du Vanuatu.

Du manuel à l'électronique

Avec le soutien financier du Cadre intégré renforcé (CIR), en 2019 le gouvernement de Vanuatu a pris contact avec la Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement (CNUCED) en vue d'adapter son dispositif au Système douanier automatisé (SYDONIA), qui est utilisé dans plus de 95 pays.

"Les services douaniers utilisaient déjà ce système, de sorte que l'infrastructure était déjà en place au sein du gouvernement. Il s'agissait simplement d'élaborer des modules à l'intention d'autres organismes gouvernementaux qui voulaient que leurs processus se déroulent en ligne", précise M. Trief.

En collaboration avec des experts de la CNUCED, nous avons commencé à travailler sur un module permettant aux négociants d'obtenir des permis et des certificats sanitaires et phytosanitaires (SPS) en ligne.

"Par exemple, si vous voulez demander un permis d'importation pour les pommes que vous faites venir d'Australie, vous devez d'abord vous inscrire en tant qu'importateur dans le système, et cela vous donne accès au module sur la biosécurité", explique M. Trief.

Avant le passage au système électronique, les fonctionnaires de notre bureau régional de la biosécurité à Santo consignaient toutes les exportations et importations sur une feuille de calcul Excel.

Stanley Trief, responsable du projet de guichet unique national du Vanuatu

"Une fois la demande déposée, le Département de la biosécurité la reçoit instantanément, puis la traite conformément aux manuels de spécifications relatifs aux importations de végétaux et selon que le fournisseur est ou non déjà autorisé."

"Si, en tant qu'importateur, vous avez ouvert un compte de crédit ou un compte prépayé, dès que l'agent principal approuve votre demande dans le système, le paiement se fait automatiquement et vous recevez le permis sous forme de fichier PDF, que vous pouvez envoyer par courrier électronique à votre fournisseur en Australie."

M. Trief ajoute que l'agent principal est le seul habilité à approuver la demande: auparavant, en son absence, la procédure était suspendue jusqu'à son retour.

"Désormais, il peut être en réunion ou à l'étranger et être néanmoins en mesure d'approuver les demandes."

De la demande à l'approbation, le processus peut prendre moins d'une journée.

Cela s'est révélé important, en particulier lorsque la pandémie de COVID‑19 a frappé le pays.

"Lorsque le module de biosécurité a été mis en ligne le 24 mars, c'était pile au moment où le gouvernement appliquait toutes les règles et directives relatives aux rassemblements sociaux. Il était plus que temps de passer à un système électronique, car cela nous a permis de continuer à traiter les permis tout en maintenant une distanciation", déclare M. Trief.

Malgré la fermeture des frontières, 760 demandes SPS ont été traitées au 1er juillet.

"Les entreprises ont pu continuer à déposer des demandes de permis en ligne et les fonctionnaires du gouvernement ont pu les approuver depuis leur domicile. Cela n'aurait pas été possible dans le cadre de notre ancien système sur support papier", se félicite M. Trief.

Amélioration des performances

Le système compte maintenant 300 utilisateurs enregistrés, et l'Office national de statistiques du Vanuatu s'en sert pour fournir de meilleurs renseignements aux fins de la prise de décisions par le gouvernement. C'est ce que nous explique Mme Letlet.

"Le système de guichet unique ne doit pas être considéré de manière isolée. Il s'inscrit dans le cadre plus large de la politique commerciale nationale et du plan national de développement durable qui vise à accroître la compétitivité et les résultats économiques du Vanuatu. Le guichet unique a vocation à intégrer d'autres organismes compétents pour la circulation des marchandises et des personnes à travers nos frontières.

"À mesure que nos indicateurs de facilitation des échanges s'amélioreront grâce à l'utilisation du système de guichet unique, nous espérons que cela permettra au Vanuatu de progresser plus rapidement dans le classement de l'indice de facilité de faire des affaires", confie Mme Letlet.

L'équipe chargée du projet a organisé des formations à l'intention des négociants et des responsables en matière de biosécurité dans les principaux ports d'entrée de Vanuatu, Port Vila et Luganville. Des modules sont prévus dans les mois à venir pour d'autres départements gouvernementaux (Département de l'énergie, Département de l'environnement, et un module spécifique pour les douanes et le Département de l'industrie), en ligne ou dans le pays, à condition que les experts de la CNUCED soient en mesure de voyager.